HAYATA DESTEK DERNEĞİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ EĞİTİM VE ÇALIŞTAYLARA KATILIM AYDINLATMA METNİ
Veri Sorumlusunun Kimliği
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca, kişisel verileriniz veri sorumlusu sıfatıyla Hayata Destek Derneği tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir. Derneğimiz, insani yardım ve eğitim faaliyetlerini yürütürken bu bağımsız karar verme yetkisiyle hareket etmektedir. Bu çerçevede kişisel verileriniz işbu Kanun çerçevesinde Hayata Destek Derneği tarafından muhafaza edilip, vermiş olduğunuz onay çerçevesinde işlenecektir. Belirtmek isteriz ki; Kişisel Verileriniz Derneğimize ilişkin tanıtım ve bilgilendirme amaçlı iletişimleri gerçekleştirmek, istatistiki bilgi toplamak ve derlemek ve bağış çalışmalarını geliştirmek amaçlarıyla tarafımızca kullanılabilecektir.
İşlenen Kişisel Verileriniz ve Kategorileri
Derneğimiz faaliyetleri kapsamında; kimlik bilgileriniz (ad, soyad, TCKN), iletişim bilgileriniz (telefon numarası, e-posta adresi), acil durumlarda başvurulmak üzere tarafınızdan sağlanan acil irtibat kişisi bilgileriniz, eğitim faaliyetleri kayıtlarınız ile tarafınıza konaklama, yemek, eğitim ve diğer hizmetlerin sağlanabilmesi için gerekli olan özel nitelikli kişisel verileriniz (sağlık verileriniz, gıda alerjileriniz) ve dernek üyeliği ve dernek etkinliklerinize katılıma dair verileriniz işlenmektedir.
Özel nitelikli kişisel verilerinizin işlenmesinde mevzuatın gerektirdiği en üst düzey hassasiyet gösterilmektedir. Bu kapsamda dernek üyeliğinize ve diyet/sağlık durumunuza ilişkin verileriniz özel nitelikli veri statüsünde korunmaktadır.
Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz, KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme ilkeleri doğrultusunda işlenmektedir. Kişisel verileriniz somut olarak aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
- İnsani yardım ve destek programları kapsamında tarafınıza eğitim faaliyetlerinin sunulması ve organizasyonu,
- Eğitim ve etkinlikler sürecinde üçüncü parti firmalar aracılığıyla konaklama ve yemek hizmetlerinin eksiksiz bir şekilde sağlanması,
- Olası kriz ve sağlık durumlarında güvenliğinizin tesisi amacıyla acil irtibat kişisi numaranız ve bilgilerinin kullanılması,
- Derneğimizin projelerini finanse eden uluslararası fon sağlayıcılarına karşı raporlama ve denetim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
- Başvurduğunuz ya da dahil olduğunuz projelerin gerçekleşmesi amacıyla oluşabilecek zorunlu haller,
- Yasal mevzuat yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesiyle sınırlı olmak üzere, işin niteliği gereği hizmet aldığımız üçüncü parti kuruluşlarla (konaklama tesisleri, yemek ve lojistik firmaları vb.) ve projelerimizi destekleyen yurt dışı merkezli fon sağlayıcılarıyla paylaşılabilmektedir.
- Yurt İçi Aktarımlar (Üçüncü Parti Hizmet Sağlayıcılar): Yemek ve konaklama organizasyonları ile eğitim organizasyonlarının yapılabilmesi için verileriniz ilgili hizmet sağlayıcılara ölçülü ve hizmetin gerekleri ile sınırlı olarak aktarılmaktadır.
- Yurt Dışı Aktarımlar (Fon Sağlayıcılar): Verileriniz, projelerin finansmanını sağlayan yurt dışındaki fon kuruluşlarına raporlama amacıyla aktarılmaktadır.
- Yurt Dışı Aktarımlar (Bulut ve Bilgisayar Sistemleri) : Derneğimizin operasyonel faaliyetlerinin (e-posta iletişimi, dosya depolama, proje yönetimi) kesintisiz sürdürülebilmesi amacıyla kullanılan bulut tabanlı yazılımlar ve kurumsal e-posta hizmetlerinin sunucularının yurt dışında bulunması nedeniyle, bu sistemler üzerinden paylaştığınız verileriniz teknik altyapı gereği yurt dışına aktarılmaktadır. Bu aktarımlar, veri güvenliğini temin eden teknik ve idari tedbirler eşliğinde gerçekleştirilmektedir.
Yurt dışı fon sağlayıcılarına veya hizmet alınan bulut servis sağlayıcılarına yapılacak aktarımlar;
- Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen yeterli korumaya sahip ülkelere (yeterlilik kararı bulunan ülkeler),
- Yeterlilik kararı bulunmayan durumlarda, veri aktaran ve veri alan taraflar arasında akdedilen ve Kurul tarafından ilan edilen Standart Sözleşmeler (Standard Contractual Clauses) aracılığıyla sağlanan uygun güvenceler kapsamında,
- Yukarıdaki mekanizmaların tesis edilemediği durumlarda ise, KVKK m. 9/6 uyarınca tarafınızdan alınacak arızi nitelikteki açık rızanıza istinaden gerçekleştirilmektedir.
Yurt dışı aktarımına veya özel nitelikli verilerinizin işlenmesine onay vermemeniz, derneğimizin sunduğu temel eğitim ve çalıştay faaliyetlerinden yararlanmanıza engel teşkil etmeyecektir. Bu durumda verileriniz sadece yurt içinde ve rıza gerektirmeyen hukuki sebeplerle (sözleşmenin ifası, hukuki yükümlülük vb.) sınırlı olarak işlenecektir.
Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz, derneğimize yaptığınız fiziksel veya elektronik başvurular, doldurduğunuz formlar ve katıldığınız eğitim programları sırasında sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır. Bu bağlamda kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
- Derneğimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, derneğimizin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
- Özel nitelikli kişisel verileriniz (sağlık verileriniz, dernek üyeliğiniz) ve yurt dışı veri aktarım süreçleriniz için Açık Rızanızın bulunması.
Veri Güvenliği ve İdari/Teknik Tedbirler
Derneğimiz, işlenen kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamak amacıyla gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu bilinçle derneğimiz, üçüncü taraflarla yapılan paylaşımlarda veri erişimini sınırlandırmakta, personeline veri güvenliği eğitimleri vermekte ve sistemlerinde periyodik denetimler gerçekleştirmektedir. Hizmet alınan üçüncü parti firmalarla Veri İşleme ve Gizlilik Sözleşmeleri imzalanmakta olup, bu firmaların veri güvenliği standartları derneğimizce denetlenmektedir. KVKK’ya uygun olarak, işbu Aydınlatma ve Rıza Metni’nde belirtilen amaçlarla işlenmiş olan kişisel verileriniz, KVKK md. 7/f.1.’e göre işlenmesi gerektiren amaç ortadan kalktığında ve/veya mevzuat uyarınca verilerinizi işlememiz için zorunlu kılındığımız zamanaşımı süreleri dolduğunda, kişisel verileriniz tarafımızca silinecek, yok edilecek veya anonimleştirilerek kullanılmaya devam edilecektir.
İlgili Kişi Olarak Haklarınız
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca derneğimize başvurarak;
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Aktarım yapılan üçüncü kişilere düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin bildirilmesini talep etme,
- İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, derneğimizin resmi merkez adresine yazılı olarak veya sistemlerimizde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden, [email protected] adresine ya da [email protected] KEP adresimize mobil ya da elektronik imzanızla elektronik ortamda, şahsen başvuru ile ya da noter kanalıyla iletebilirsiniz. Başvurularınız, talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.