İklim ve Yerel Dayanıklılık Etkinlik Organizasyon Hizmeti | REF260616COP31-İYEOH

Hayata Destek COP31 İletişim Çalışmaları
İklim ve Yerel Dayanıklılık Etkinlik Organizasyon Hizmeti

REF260616COP31-İYEOH

1. İşin Konusu

Bu teknik şartname, Hayata Destek Derneği  tarafından İstanbul’da düzenlenmesi planlanan iklim konferansına yönelik etkinlik organizasyon hizmetlerinin kapsamını, teknik gerekliliklerini, teslimat beklentilerini ve teklif koşullarını tanımlar.

Etkinlik; Türkiye’de iklim krizinin yerel topluluklar üzerindeki etkilerini görünür kılmayı, yerel düzeyde geliştirilen iklim uyumu ve dirençlilik pratiklerini tartışmayı ve kamu kurumları, yerel yönetimler, sivil toplum, akademi, özel sektör ve donörler arasında yapılandırılmış işbirliğini güçlendirmeyi amaçlamaktadır.

Bu hizmet, Hayata Destek’in COP31’e uzanan iklim iletişimi ve savunuculuk çalışmaları kapsamında planlanan bütünlüklü iletişim hattının bir parçasıdır. Söz konusu iletişim hattı; iklim krizinin yerel topluluklar üzerindeki etkilerini görünür kılmayı, topluluk temelli afet risk yönetimi ve yerelden yönetilen uyum pratiklerini anlatmayı, yerel dayanıklılığı güçlendiren çok paydaşlı işbirliklerini öne çıkarmayı amaçlar. Bu kapsamda üretilecek tüm görsel, video, etkinlik ve basılı/dijital materyallerin ortak bir anlatı ve tutarlı bir görsel dil içinde geliştirilmesi beklenmektedir.

2. Etkinliğin Genel Bilgileri

Etkinlik yeri:  İstanbul

Etkinlik zamanı:  Ekim ilk haftası (9 Ekim)

Etkinlik formatı:  Tam gün konferans

Tahmini içerik yapısı:  Gün boyunca 4 oturum

Ana temalar:

• Yerel düzeyde iklim etkilerini anlamak
• Topluluk öncülüğünde iklim eylemini iyi örneklerle konuşmak
• Çok paydaşlı işbirliğini görünür kılmak (yerel topluluklar, akademi, STK’lar, özel sektör)

Hedef katılımcılar: (yaklaşık 100 kişi)

• Yerel topluluk temsilcileri
• Sivil toplum kuruluşları
• Uluslararası STK’lar
• Akademisyenler
• Kamu kurumları
• Yerel yönetimler ve belediyeler
• BM ve kalkınma ajansları
• Donör kurumlar
• Özel sektör temsilcileri
• Basın ve iletişim paydaşları

3. Hizmetin Amacı

Yüklenici firma/ajans, konferansın planlama, hazırlık, uygulama ve kapanış süreçlerinde profesyonel etkinlik organizasyon hizmeti sunacaktır.

Hizmetin amacı; etkinliğin içerik hedeflerine uygun, erişilebilir, teknik açıdan sorunsuz, katılımcı deneyimi güçlü, kurumsal görünürlüğü yüksek ve çok paydaşlı diyaloğu destekleyen bir formatta hayata geçirilmesini sağlamaktır.

4. Hizmet Kapsamı

Yüklenici aşağıdaki hizmet başlıklarından sorumlu olacaktır:

1. Mekan araştırması, önerisi, rezervasyonu ve kira süreci koordinasyonu
2. Catering hizmeti organizasyonu
3. Etkinlik yönetimi ve saha operasyonu
4. Konaklama ve per diem süreçlerinin organizasyonu
5. Şehir dışından İstanbul’a seyahat organizasyonu
6. İstanbul içi yerel ulaşım ve transfer hizmetleri
7. Simultane tercüme hizmeti
8. Görünürlük malzemelerinin basımı ve kurulumu
9. Teknik ekipman ve salon düzeni koordinasyonu
10. Kayıt, karşılama ve yönlendirme hizmetleri
11. Etkinlik günü operasyon yönetimi
12. Etkinlik sonrası raporlama ve teslimatlar

4.1. Mekan Kirası ve Mekan Koordinasyonu

Yüklenici, İstanbul’da etkinliğin amaç ve hedef kitlesine uygun mekan alternatifleri sunacaktır.

Mekan seçiminde aşağıdaki kriterler dikkate alınmalıdır:

• Merkezi ve ulaşımı kolay lokasyon
• Toplu taşıma ve havaalanı erişimine uygunluk
• Tam gün konferans akışına uygun ana salon
• 4 panel oturumu için uygun sahne ve oturma düzeni
• Simultane tercüme altyapısına uygunluk
• Fuaye/kayıt alanı
• Coffee break ve öğle yemeği alanı
• Görünürlük malzemeleri için uygun yerleşim alanı
• Engelli erişimine uygunluk
• Teknik ekipman kurulumuna uygun altyapı
• Güvenli ve profesyonel etkinlik ortamı

Yüklenici teklifinde en az 3 mekan alternatifi sunmalı; her alternatif için kapasite, lokasyon, teknik olanaklar, fiyat ve dahil hizmetler ayrıca belirtilmelidir. Otel konferans salonları yerine etkinlik mekanları önceliklidir.

4.2. Catering Hizmeti

Yüklenici, etkinlik süresince katılımcılara sunulacak yiyecek-içecek hizmetinin planlanması, tedariki ve uygulanmasından sorumludur.

Catering kapsamı asgari olarak aşağıdakileri içermelidir:

• Sabah karşılama ikramı
• En az 2 coffee break
• Öğle yemeği
• Gün boyu su, çay ve kahve servisi
• Konuşmacılar/moderatörler için sahne arkası veya özel alan ikramı
• Vejetaryen, vegan, glutensiz ve özel beslenme ihtiyaçlarına uygun seçenekler
• Gıda güvenliği ve hijyen standartlarına uygun servis

Catering hizmetinde mümkün olduğunca tek kullanımlık plastiklerden kaçınılması, sürdürülebilir ve çevre dostu servis malzemelerinin tercih edilmesi beklenmektedir.

4.3. Etkinlik Organizasyon ve Yönetim Hizmeti

Yüklenici, etkinliğin hazırlık ve uygulama süreçlerinde genel organizasyon yönetiminden sorumlu olacaktır.

Bu kapsamda:

• Ayrıntılı iş planı ve zaman çizelgesi hazırlanması
• Etkinlik günü akış planının oluşturulması
• Görev ve sorumluluk matrisinin hazırlanması
• Konuşmacı, moderatör ve katılımcı akışının desteklenmesi
• Kayıt ve karşılama masasının kurulması
• Katılımcı yönlendirme sisteminin oluşturulması
• Panel geçişlerinin yönetilmesi
• Teknik ekip, mekan, catering, tercüme ve ulaşım ekipleri arasında koordinasyon
• Etkinlik günü kriz ve aksaklık yönetimi
• Hayata Destek Derneği ekibiyle düzenli koordinasyon toplantıları yapılması beklenmektedir.
• Yüklenici, etkinlik günü alanda yeterli sayıda operasyon personeli bulundurmalıdır.

4.4. Konaklama ve Per Diem Organizasyonu

Yüklenici, şehir dışından gelecek konuşmacı, topluluk temsilcisi, katılımcı ve/veya ekip üyeleri için konaklama ve per diem süreçlerinin organizasyonunu sağlayacaktır. Yaklaşık 20 kişi bir gece İstanbul’da konaklayacaktır.

Bu hizmet kapsamında:

• Uygun otel alternatiflerinin araştırılması
• Rezervasyonların yapılması
• Giriş-çıkış süreçlerinin takip edilmesi
• Oda listelerinin hazırlanması
• Özel ihtiyaçların koordinasyonu
• Per diem ödemeleri veya dağıtım sürecinin Hayata Destek Derneği prosedürlerine uygun şekilde planlanması
• Konaklama, transfer ve etkinlik programı bilgilerinin katılımcılarla paylaşılması beklenmektedir.

Tekliflerde konaklama ve per diem kalemleri ayrı ayrı gösterilmelidir.

4.5. Şehir Dışı Seyahat Organizasyonu

Yüklenici, şehir dışından İstanbul’a gelecek misafirler ve personel için (15-20 kişi) ulusal seyahat organizasyonunu yürütecektir.

Bu kapsamda:

• Uçak/otobüs/tren bileti araştırması ve rezervasyonu
• Katılımcı seyahat planlarının oluşturulması
• Biletleme süreçlerinin takibi
• Seyahat değişiklikleri ve iptallerinin yönetimi
• Seyahat listelerinin düzenli güncellenmesi
• Katılımcılara seyahat bilgilendirmesi yapılması

beklenmektedir.

Tüm seyahat giderleri teklif kapsamında açıkça belirtilmeli; bilet, hizmet bedeli, değişiklik/iptal koşulları ayrıca gösterilmelidir.

4.6. İstanbul İçi Yerel Ulaşım ve Transfer Hizmetleri

Yüklenici, İstanbul içindeki transfer ve yerel ulaşım ihtiyaçlarını organize edecektir.

Bu hizmet aşağıdakileri kapsayabilir:

• Havalimanı/otogar/gar – otel transferleri
• Otel – etkinlik mekanı transferleri
• Etkinlik mekanı – otel dönüş transferleri
• Konuşmacı/moderatör özel transferleri
• Toplu transfer araçları
• Gerekirse refakatçi personel desteği
• Araçların zamanında hazır bulunması ve güzergah planlaması

Transfer araçlarının güvenli, temiz, sigortalı ve katılımcı profiline uygun olması beklenir.

4.7. Simultane Tercüme Hizmeti

Etkinlikte Türkçe-İngilizce / İngilizce-Türkçe simultane tercüme hizmeti sağlanacaktır.

Yüklenici aşağıdakileri temin edecektir:

• Profesyonel simultane tercümanlar
• Tercüme kabini
• Kulaklık ve alıcı cihazları
• Teknik kurulum ve test
• Etkinlik boyunca teknik destek personeli
• Gerekli yedek ekipman
• Tercümanlar için program, konuşmacı notları ve sunumların önceden paylaşımı için koordinasyon

Tercüme hizmetinin etkinlik başlamadan önce test edilmesi ve panel geçişlerinde kesintisiz şekilde çalışması yüklenicinin sorumluluğundadır.

4.8. Teknik Altyapı ve Salon Düzeni

Yüklenici, mekanla koordineli şekilde etkinliğin teknik altyapısının eksiksiz kurulmasını sağlayacaktır.

Asgari teknik ihtiyaçlar:

• Ana salon ses sistemi
• El mikrofonu ve yaka mikrofonları
• Moderatör ve panelistler için mikrofon düzeni
• Projeksiyon/perde veya LED ekran
• Bilgisayar ve sunum aktarım sistemi
• Clicker
• Sahne ışıklandırması
• Teknik masa
• Simultane tercüme teknik altyapısı
• Kayıt alanı teknik ihtiyaçları
• Etkinlik öncesi teknik prova
• Etkinlik boyunca teknik ekip desteği

Teklifte hangi teknik ekipmanların dahil olduğu açık şekilde belirtilmelidir.

4.9. Görünürlük Malzemeleri

Yüklenici, etkinlik görünürlüğü için gerekli malzemelerin üretimi, alana taşınması, kurulumu ve etkinlik sonrası sökümünden sorumlu olacaktır.

Görünürlük malzemeleri kapsamı:

• Ana sahne backdrop
• Roll-up/banner
• Yaka kartları
• Yaka kartı ipleri
• Yönlendirme panoları
• Kayıt masası görünürlüğü
• Salon kapı isimlendirmeleri
• Fuaye alanı yönlendirmeleri
• Masa üstü isimlikleri
• Gerekirse konuşmacı/moderatör isim kartları

Görünürlük malzemelerinin yaratıcı konsepti ve tasarım dosyaları, COP31 konsept tasarım hizmeti kapsamında üretilecek; etkinlik organizasyon yüklenicisi bu onaylı tasarım dosyalarına göre baskı, üretim, alana taşıma, kurulum ve söküm süreçlerinden sorumlu olacaktır. Yüklenici, baskı öncesinde ölçü, malzeme, üretim tekniği ve yerleşim planı konusunda Hayata Destek’in onayını alacaktır.

4.10. Basılı Malzemeler

Yüklenici, etkinlikte dağıtılacak veya sergilenecek basılı malzemelerin üretim ve lojistik sürecini organize edecektir.

Basılı malzemeler şunları içerebilir:

• Rapor çıktıları
• Faaliyet raporu
• Broşürler
• Program akışı
• Katılımcı bilgi notları
• Geri bildirim formları
• Konferans dosyası veya klasörü
• Not defteri/kalem gibi destekleyici materyaller

Baskı kalitesi, kağıt türü, adet, teslim tarihi ve teslim yeri teklif içinde açıkça belirtilmelidir. Mümkünse sürdürülebilir/geri dönüştürülmüş kağıt seçenekleri ayrıca sunulmalıdır.

4.11. Kayıt, Karşılama ve Katılımcı Deneyimi

Yüklenici, katılımcıların etkinlik alanına girişinden çıkışına kadar yönlendirme ve destek süreçlerini organize edecektir.

Bu kapsamda:

• Kayıt masası kurulumu
• Katılımcı listelerinin yönetimi
• Yaka kartı dağıtımı
• Konuşmacı ve VIP karşılama
• Tercüme cihazı dağıtımı ve geri alınması
• Katılımcı yönlendirmesi
• Kayıp eşya ve bilgilendirme desteği
• Acil durum yönlendirmeleri
• Engelli katılımcılar için destek

sağlanmalıdır.

4.12

Yüklenici, etkinlik sırasındaki konuşmaları not tutacak bir not tutucu temin edecektir.

5. Erişilebilirlik, Güvenlik ve Etik İlkeler

Etkinlik organizasyonu erişilebilirlik, güvenlik ve kapsayıcılık ilkelerine uygun yürütülmelidir.

Yüklenici:

• Engelli erişimine uygun mekan ve akış planı oluşturmalı,
• Katılımcı güvenliğini gözetmeli,
• Kişisel verilerin korunmasına uygun hareket etmeli,
• Katılımcı listelerini üçüncü kişilerle izinsiz paylaşmamalı,
• Çocukların veya kırılgan grupların katılımı durumunda ilgili koruma ilkelerine uygun hareket etmeli,
• Etkinlik alanında ayrımcılık, taciz ve kötü muameleye karşı güvenli ortam yaklaşımını gözetmelidir.

6. Sürdürülebilirlik Beklentileri

Etkinliğin iklim krizi temasıyla uyumlu şekilde çevresel etkisi düşük bir yaklaşımla organize edilmesi beklenmektedir.

Bu kapsamda yükleniciden:

• Tek kullanımlık plastikleri azaltması,
• Dijital kayıt ve yönlendirme seçenekleri sunması,
• Geri dönüştürülebilir veya yeniden kullanılabilir görünürlük malzemeleri önermesi,
• Gıda israfını azaltacak catering planı yapması,
• Mümkünse yerel tedarikçilerle çalışması,
• Basılı materyal adetlerini ihtiyaç kadar planlaması

beklenir.

7. Etkinlik Günü Operasyon Planı

Yüklenici, etkinlikten önce detaylı bir operasyon planı sunacaktır.

Bu plan en az aşağıdakileri içermelidir:

• Kurulum takvimi
• Teknik prova saati
• Catering servis saatleri
• Konuşmacı/moderatör geliş saatleri
• Transfer planı
• Kayıt masası görev dağılımı
• Panel geçiş akışı
• Tercüme ekipmanı dağıtım planı
• Görünürlük malzemesi yerleşim planı
• Acil durum irtibat listesi
• Sorumlu kişi ve ekip listesi

8. Teslim Edilecek Ürün ve Hizmetler

Yüklenici aşağıdaki teslimatları gerçekleştirecektir:

1. Detaylı etkinlik iş planı
2. Mekan alternatifleri ve maliyet tablosu
3. Catering menü önerileri
4. Teknik ihtiyaç ve ekipman listesi
5. Görünürlük malzemeleri üretim planı
6. Baskı üretim planı
7. Konaklama ve seyahat planı
8. Transfer planı
9. Simultane tercüme planı
10. Etkinlik günü operasyon planı
11. Katılımcı kayıt ve karşılama planı
12. Etkinlik sonrası kısa operasyon raporu
13. Nihai maliyet dökümü ve fatura/harcama belgeleri

9. Teklif Formatı

Teklif verecek firma/ajansların teknik ve mali tekliflerini ayrı başlıklar altında sunması beklenmektedir.

9.1. Teknik Teklifte Yer Alması Gerekenler

• Firma/ajans tanıtımı
• Benzer etkinlik deneyimleri
• Önerilen çalışma yöntemi
• Önerilen mekan alternatifleri
• Teknik ekipman yaklaşımı
• Simultane tercüme hizmeti yaklaşımı
• Catering yaklaşımı
• Seyahat ve konaklama yönetimi yaklaşımı
• Görünürlük ve baskı üretimi yaklaşımı
• Sürdürülebilirlik yaklaşımı
• Risk yönetimi ve yedek planlar
• Detaylı zaman planı

9.2. Mali Teklifte Yer Alması Gerekenler

Mali teklif, aşağıdaki kalemleri ayrı ayrı gösterecek şekilde hazırlanmalıdır:

• Mekan kirası
• Catering
• Etkinlik organizasyon hizmet bedeli
• Konaklama
• Per diem
• Şehir dışı seyahat
• İstanbul içi yerel ulaşım/transfer
• Simultane tercüme hizmeti
• Tercüme ekipmanı
• Görünürlük malzemeleri
• Basılı malzemeler
• Teknik ekipman ve teknik ekip
• Personel giderleri
• Operasyon ve koordinasyon giderleri
• Vergiler
• Diğer tüm masraflar

10. Değerlendirme Kriterleri

Teklifler aşağıdaki kriterlere göre değerlendirilecektir:

• Teknik şartnameye uygunluk
• Benzer konferans/çok paydaşlı etkinlik deneyimi
• STK, iklim, kalkınma, insani yardım veya savunuculuk etkinliği deneyimi
• Mekan ve operasyon önerisinin uygunluğu
• Ekip kapasitesi
• Bütçe gerçekçiliği
• Sürdürülebilirlik yaklaşımı
• Simultane tercüme ve teknik altyapı kalitesi
• Risk yönetimi kapasitesi
• Fiyat/performans dengesi

11. Zaman Planı

Kesin etkinlik tarihi Hayata Destek Derneği tarafından paylaşılacaktır. Yüklenici, sözleşme imzasından itibaren aşağıdaki genel takvime uygun çalışacaktır:

• Sözleşme sonrası: Başlangıç toplantısı
• Etkinlikten en az 10 hafta önce: Mekan ve ana tedarikçi önerileri
• Etkinlikten en az 8 hafta önce: Taslak operasyon planı
• Etkinlikten en az 4 hafta önce: Görünürlük ve baskı planlarının netleşmesi
• Etkinlikten en az 3 hafta önce: Nihai katılımcı, seyahat ve konaklama planı
• Etkinlikten 1 hafta önce: Nihai operasyon toplantısı ve teknik akış
• Etkinlik günü: Tam saha operasyonu
• Etkinlikten sonra en geç 10 iş günü içinde: Kapanış raporu ve mali evrak teslimi

Hayata Destek Derneği fırsat eşitliğine inanır. Satın Alma süreçlerini de bu çerçevede yönetir ve tüm idari-operasyonel süreçlerinde insani yardım ilkeleri ve çocuk koruma politikasını göz önünde bulundurarak hareket eder.

Başvuru için istenen belgeler;

• Hizmet Teklifi: Kaşeli ve ıslak imzalı olmalıdır. Teklif tarihi ve teklifin geçerlilik süresi açıkça belirtilmelidir. Dosya formatı: .pdf
• Özgeçmiş ve/veya Kurumsal Tanıtım Dosyası: Özgeçmiş (CV), Şirket Profili veya Tanıtım dosyası, Dosya formatı: .pdf
• Fatura veya Serbest Meslek Makbuzu Örneği: Daha önce düzenlenmiş bir örnek belge sunulmalıdır. Dosya formatı: .pdf
• Referans: Kaşeli ve ıslak imzalı olmalıdır. Kurum adı, iletişim bilgisi ve kısa iş tanımı referans mektubunda yer almalıdır. Dosya formatı: .pdf
• Aranan Kriterler: Teknik değerlendirme için kriterleri kanıtlayıcı nitelikte sertifika, uzmanlık için de örnek çalışmalar sunulmalıdır, Dosya format: .pdf

İstenen belgelerin içeriğine dair notlar;

• Bu ilana başvuru için yukarıdaki belgeler mutlaka paylaşılmalıdır.
• Teklifler, yukarıdaki belirtilen iş kalemleri ve süreçler üzerinden belirlenen hizmet için NET TUTAR + KDV belirtilerek imzalı-kaşeli gönderilmelidir.
• Teklifte imza-kaşesi bulunan kişinin/firmanın serbest meslek makbuzu ya da fatura düzenlemesi zorunludur. Kendisi ya da çalıştığı firma adına örnek fatura/SMM paylaşmayan adayların başvuruları değerlendirilmeyecektir.
• Teklif dışında gerek duyulan ihtiyaç ve hizmetler ve/veya değişkenlik gösterebilecek iş kalemleri ayrıca paylaşılmalı ve bütçeye ek olarak sunulmalıdır.
• Tekliflerin geçerlilik süresi projenin süresi sonuna kadar olmalıdır. Belirtilen bu süreden daha kısa süreli teklifler değerlendirmeye alınmayacaktır.
• Referanslar kaşeli & ıslak imzalı olmalı ve iletişim bilgileri bulunmalıdır. (E-Posta, GSM No vb..)
• Yukarıda belirtilen tüm belgelerin toplam boyutları 15 MB’yi geçmemelidir.

Başvuran adayları nasıl değerlendiriyoruz?

• Başvuran adaylar, ilanda belirtilen kriterleri karşılama kapasitesi kıstas alınarak puanlama usulüyle değerlendirilmektedir.
• En az 3 başvuru alınmadığı takdirde bu ilanın yayın ve başvuru süresi 1 hafta daha uzatılabilir.
• Deneyim, referanslar, örnek işler gibi teknik değerlendirme puanlaması 70 üzerinden; fiyatlandırma ise 30 üzerinden puanlanarak adayın 100 üzerinden aldığı toplam puana ulaşılmakta, başvuran adaylar arasındaki sırası belirlenmektedir.
• Hizmeti talep eden çalışma ekibimiz, sıralamadaki ilk 3 aday ile görüşme talep edebilir.

Talep edilen başvuru belgelerinin REF260616COP31-İYEOH konu başlığı ile 23.06.2026 saat 18:00 (TSİ) kadar [email protected] adresine gönderilmesi gerekmektedir.