Hayata Destek COP31 İletişim Çalışmaları Afet Risk Azaltma Video Hizmeti | REF260521COP31-TARA

Hayata Destek COP31 İletişim Çalışmaları

Topluluk Temelli Afet Risk Azaltma Uygulamaları Video Çalışması Hizmeti

Terms of Reference (ToR) – REF260521COP31-TARA

HAYATA DESTEK DERNEĞİ, doğa ya da insan eliyle meydana gelen afetlerden etkilenmiş toplulukların temel hak ve ihtiyaçlarına erişimlerini sağlamak amacı ile kurulmuş bir insani yardım derneğidir. Çalışmalarımızla ilgili detaylı bilgi için web sitemizi ziyaret edebilirsiniz.

https://www.hayatadestek.org/

1. İşin Konusu

Bu şartname, Hayata Destek Derneği’nin iklim kriziyle bağlantılı topluluk temelli afet risk azaltma çalışmalarını görünür kılmak amacıyla hazırlatacağı yaklaşık 5 dakikalık ana video, reels video ve saha fotoğraflarının üretimine ilişkin teknik, yaratıcı ve idari beklentileri tanımlar.

Çalışma kapsamında Hatay, Adıyaman ve Kahramanmaraş illerinde saha çekimleri yapılacak; yerelde Hayata Destek’in önceden belirlediği topluluklarla söyleşiler, uygulama görüntüleri, bölge görüntüleri, drone çekimleri ve fotoğraf üretimi gerçekleştirilecektir.

Bu hizmet, Hayata Destek’in COP31’e uzanan iklim iletişimi ve savunuculuk çalışmaları kapsamında planlanan bütünlüklü iletişim hattının bir parçasıdır. Söz konusu iletişim hattı; iklim krizinin yerel topluluklar üzerindeki etkilerini görünür kılmayı, topluluk temelli afet risk yönetimi ve yerelden yönetilen uyum pratiklerini anlatmayı, yerel dayanıklılığı güçlendiren çok paydaşlı işbirliklerini öne çıkarmayı amaçlar. Bu kapsamda üretilecek tüm görsel, video, etkinlik ve basılı/dijital materyallerin ortak bir anlatı ve tutarlı bir görsel dil içinde geliştirilmesi beklenmektedir.

2. Çalışmanın Amacı

Video ve fotoğraf üretiminin amacı:

İklim krizinin Türkiye’de yerel topluluklar üzerindeki etkilerini görünür kılmak; deneyimlerini insan odaklı bir anlatıyla aktarmak; yerel toplulukların iklim değişikliğine uyum, afet risk azaltma, önleyici/öngörücü eylem ve topluluk temelli dirençlilik alanındaki iyi uygulamalarını anlatmaktır.

Çalışma, COP31 sürecine yönelik savunuculuk ve iletişim faaliyetlerinde kullanılacak; genel kamuoyu, sivil toplum, ağlar, akademi, politika yapıcılar, gazeteciler ve uluslararası basın gibi hedef kitlelere ulaşmayı amaçlayacaktır.

3. Hizmet Kapsamı

Yüklenici firma/ajans aşağıdaki hizmetlerden sorumlu olacaktır:

3.1. Ön Hazırlık ve Konsept Çalışması

Yüklenici, çekim öncesinde Hayata Destek Derneği ekibiyle birlikte çalışarak aşağıdakileri hazırlayacaktır.

• Video anlatı yapısı,
• Görsel yaklaşımı,
• Söyleşi soru seti, (Hayata Destek tarafından hazırlanacaktır)
• Çekim planı,
• Günlük saha akışı,
• İhtiyaç duyulan ekipman listesi,
• Fotoğraf çekim yaklaşımı,
• Post-prodüksiyon takvimi

Yüklenici, çekimlerden önce kısa bir yaratıcı yaklaşım/concept note sunacaktır. Bu dokümanda videonun anlatı dili, görsel dili, kurgu yaklaşımı, müzik/ses kullanımı, söyleşi ve b-roll dengesi açıklanmalıdır.

3.2. Saha Çekimleri

Çekimler toplam 3 gün olarak planlanmaktadır.

Her il için bir tam günlük çekim öngörülmektedir:

• Hatay – 1 gün
• Adıyaman – 1 gün
• Kahramanmaraş – 1 gün

Saha çekimleri kapsamında aşağıdaki içerikler üretilecektir:

• Yerelde önceden belirlenmiş topluluk üyeleriyle söyleşiler (Hayata Destek iletişim ekibi söyleşileri yürütecektir)
• Proje/uygulama alanı görüntüleri,
• Günlük yaşam ve çevre görüntüleri,
• İlgili uygulamalara dair detay ve yakın plan görüntüler,
• Bölgeyi tanıtan genel atmosfer görüntüleri,
• Drone çekimleri,
• Video için gerekli b-roll/stok görüntüler,
• Fotoğraf çekimleri.

Söyleşi yapılacak kişiler ve saha temasları Hayata Destek Derneği tarafından belirlenecek; yüklenici, çekim planının gerçekçi ve verimli şekilde uygulanması için saha ekibiyle koordineli çalışacaktır.

3.3. Drone Çekimleri

Çalışmaya drone görüntüleri dahil olacaktır. Drone çekimleri, her bölgenin bağlamını ve yerel koşullarını destekleyecek şekilde planlanmalıdır.

Yüklenici, ilgili mevzuat ve güvenlik kurallarına uygun çekim yapmaktan sorumludur.

4. Teslim Edilecek Ürünler

4.1. Ana Video

Yüklenici tarafından yaklaşık 5 dakikalık bir ana video hazırlanacaktır.

Video özellikleri:

• Dil: Türkçe
• Altyazı: İngilizce altyazılı
• Süre: Yaklaşık 5 dakika
• Format: Yatay ve dikey kullanıma uygun
• Kullanım alanları: Web sitesi, sosyal medya, etkinlik gösterimi, savunuculuk sunumları, paydaş ve basın iletişimi
• İçerik: Saha hikâyeleri, topluluk söyleşileri, uygulama görüntüleri, çözüm önerileri ve yerel dayanıklılık anlatısı

Teslimat kapsamında en az aşağıdaki versiyonlar beklenmektedir:

1. Ana video – yatay format
   16:9, Full HD veya tercihen 4K, Türkçe sesli, İngilizce altyazılı. (altyazı Hayata Destek tarafından sağlanacaktır.)

Ana video – dikey uyarlama: 9:16 formatında, sosyal medya kullanımı için yeniden kadrajlanmış ve altyazı yerleşimi mobil izlemeye göre düzenlenmiş versiyon.

2. Web ve sosyal medya için sıkıştırılmış dosya
   Kullanıma hazır optimize edilmiş mp4 formatı.

4.2. Fotoğraf Teslimatı

Yüklenici, saha çekimleri kapsamında en az 30 editlenmiş fotoğraf teslim edecektir.

Fotoğraf setinde aşağıdaki çeşitlilik beklenmektedir:

• Söyleşi yapılan kişilerin headshot/portre fotoğrafları,
• Topluluk üyeleriyle doğal ortam portreleri,
• Uygulama alanı fotoğrafları,
• Yerel bağlam ve çevre fotoğrafları,
• Topluluk etkileşimleri,
• Detay fotoğrafları,
• Bölge atmosferini yansıtan genel planlar.

Fotoğraflar:

• Yüksek çözünürlüklü JPG formatında,
• Web ve sosyal medya kullanımı için optimize edilmiş ikinci bir versiyonla,
• Renk düzenlemesi yapılmış,
• Kullanıma hazır şekilde teslim edilmelidir.

4.3 Kısa reels

• Ana videonun ‘teaser’ı gibi kullanılabilecek 30 saniyelik kısa reels videosu
• Dil: Türkçe
• Altyazı: İngilizce altyazılı

5. Teknik Beklentiler

Yüklenici aşağıdaki teknik standartları sağlamalıdır:

• Profesyonel kamera ekipmanı ile çekim,
• Harici ses kayıt ekipmanı kullanımı,
• Söyleşiler için yaka mikrofonu veya eşdeğer profesyonel ses çözümü,
• Gerekli ışık ekipmanı,
• Drone ekipmanı
• Sabit ve hareketli çekimler için tripod/gimbal vb. destek ekipmanları,
• Full HD minimum, tercihen 4K çekim,
• Profesyonel kurgu, renk düzenleme ve ses miksajı,
• Müzik, efekt ve kullanılan tüm üçüncü taraf materyaller için telif/lisans uygunluğu.

6. Anlatı ve Görsel Yaklaşım

Video, insan odaklı ve umut veren bir anlatı kurmalıdır. Anlatı dili, iklim krizinin olumsuz etkilerini görünür kılarken yalnızca sorunlara odaklanmamalı; yerel toplulukların geliştirdiği çözümleri, dayanışmayı, uyum kapasitesini ve dirençliliği öne çıkarmalıdır.

7. Çekim Takvimi

Çekimlerin Ağustos’un son haftasında ve/veya Eylül’ün ilk haftasında tamamlanması öngörülmektedir.

Kesin çekim tarihleri, saha uygunluğu ve toplulukların takvimine göre Hayata Destek Derneği ile birlikte netleştirilecektir.

Önerilen iş takvimi:

• Ön hazırlık ve çekim planının netleşmesi: Sözleşme sonrası
• Saha çekimleri: Ağustos’un son haftası ve/veya Eylül’ün ilk haftası
• İlk kurgu teslimi: Çekimlerin tamamlanmasını takip eden en geç 7 iş günü içinde
• Revizyon süreci: İlk kurgu sonrası
• Nihai video teslimi: Eylül ayının son haftası
• Nihai fotoğraf teslimi: Video teslimiyle birlikte veya daha önce

8. Revizyon Süreci

Teklif kapsamında en az 2 tur revizyon dahil edilmelidir. Revizyon takvimi, nihai teslim tarihini geciktirmeyecek şekilde planlanmalıdır.

9. Telif, Kullanım Hakları ve Arşiv

Üretilen tüm video ve fotoğraf materyallerinin kullanım hakkı Hayata Destek Derneği’ne ait olacaktır.

Hayata Destek Derneği, teslim edilen nihai video ve fotoğrafları:

• Web sitesinde,
• Sosyal medya hesaplarında,
• Etkinliklerde,
• Basın ve paydaş iletişiminde,
• Raporlarda,
• Sunumlarda,
• Ulusal ve uluslararası savunuculuk çalışmalarında

süre, mecra ve coğrafi sınırlama olmaksızın kullanabilmelidir.Yüklenici, kullanılan müzik, görsel, efekt, font, stok görüntü veya üçüncü taraf materyallerin lisans ve telif sorumluluğunu üstlenmelidir. Ham görüntüler de teslim edilecektir.

10. Etik İlkeler ve Onam

Yüklenici, çekimlerde Hayata Destek’in iletişim ilkelerine uygun hareket etmeyi taahhüt edecektir. Söyleşi ve fotoğraf/video çekimi yapılacak kişilerden gerekli açık rıza/onamların alınması esastır. Onam süreçlerinin organizasyonu Hayata Destek Derneği tarafından yürütülecektir.

11. Teklif Formatı ve Bütçe

Yüklenici teklifinde her şey dahil toplam fiyat sunacaktır.

Teklif bedeline aşağıdaki kalemler dahil olmalıdır ve her kalemin ücreti ayrı ayrı belirtilmelidir.

• Ön hazırlık ve konsept çalışması,
• Çekim ekibi ücretleri,
• Yönetmenlik/produksiyon hizmeti,
• Kamera, ses, ışık ve diğer ekipmanlar,
• Drone çekimi ve drone operatörü,
• Kurgu ve post-prodüksiyon,
• Renk düzenleme,
• Ses düzenleme,
• İngilizce altyazı yerleştirme,
• Fotoğraf çekimi ve fotoğraf düzenleme,
• Yol/ulaşım,
• Konaklama,
• Per diem/gündelik,
• Gerekli izin operasyonel giderler,
• Vergiler ve tüm diğer masraflar.

Tekliflerde ayrıca aşağıdaki bilgiler yer almalıdır:

• Önerilen ekip yapısı,
• Benzer iş deneyimleri ve portfolyo örnekleri,
• Çekim ve teslim takvimi,
• Kullanılacak temel teknik ekipman,
• Revizyon sayısı,
• Ham görüntü teslimine ilişkin yaklaşım,
• Ödeme planı önerisi,
• Toplam fiyat ve varsa opsiyonel kalemler.

12. Değerlendirme Kriterleri

Teklifler aşağıdaki kriterlere göre değerlendirilecektir:

• Teknik şartnameye uygunluk,
• Benzer saha/video üretimi deneyimi,
• Görsel anlatım kalitesi,
• Ekip kapasitesi,
• Saha koşullarında çalışma deneyimi,
• Gerçekçi takvim önerisi,
• Telif ve etik süreçlere uygunluk,
• Toplam bütçe ve fiyat/performans dengesi.

Hayata Destek Derneği fırsat eşitliğine inanır. Satın Alma süreçlerini de bu çerçevede yönetir ve tüm idari&operasyonel süreçlerinde insani yardım ilkeleri ve çocuk koruma politikasını göz önünde bulundurarak hareket eder.

Başvuru için istenen belgeler;

• Hizmet Teklifi: Kaşeli ve ıslak imzalı olmalıdır. Teklif tarihi ve teklifin geçerlilik süresi açıkça belirtilmelidir. Dosya formatı: .pdf
• Özgeçmiş ve/veya Kurumsal Tanıtım Dosyası: Özgeçmiş (CV), Şirket Profili veya Tanıtım dosyası, Dosya formatı: .pdf
• Fatura veya Serbest Meslek Makbuzu Örneği: Daha önce düzenlenmiş bir örnek belge sunulmalıdır. Dosya formatı: .pdf
• Referans: Kaşeli ve ıslak imzalı olmalıdır. Kurum adı, iletişim bilgisi ve kısa iş tanımı referans mektubunda yer almalıdır. Dosya formatı: .pdf
• Aranan Kriterler: Teknik değerlendirme için kriterleri kanıtlayıcı nitelikte örnek çalışmalar sunulmalıdır. Dosya format: .pdf

İstenen belgelerin içeriğine dair notlar;

• Bu ilana başvuru için yukarıdaki belgeler mutlaka paylaşılmalıdır.
• Teklifler, yukarıdaki belirtilen iş kalemleri ve süreçler üzerinden belirlenen hizmet için NET TUTAR + KDV belirtilerek imzalı-kaşeli gönderilmelidir.
• Teklifte imza-kaşesi bulunan kişinin/firmanın serbest meslek makbuzu ya da fatura düzenlemesi zorunludur. Kendisi ya da çalıştığı firma adına örnek fatura/SMM paylaşmayan adayların başvuruları değerlendirilmeyecektir.
• Teklif dışında gerek duyulan ihtiyaç ve hizmetler ve/veya değişkenlik gösterebilecek iş kalemleri ayrıca paylaşılmalı ve bütçeye ek olarak sunulmalıdır.
• Tekliflerin geçerlilik süresi projenin süresi sonuna kadar olmalıdır. Belirtilen bu süreden daha kısa süreli teklifler değerlendirmeye alınmayacaktır.
• Referanslar kaşeli & ıslak imzalı olmalı ve iletişim bilgileri bulunmalıdır.(e-posta, gsm no vb..)
• Yukarıda belirtilen tüm belgelerin toplam boyutları 15 MB’yi geçmemelidir.

Başvuran adayları nasıl değerlendiriyoruz?

• Başvuran adaylar, ilanda belirtilen kriterleri karşılama kapasitesi kıstas alınarak puanlama usulüyle değerlendirilmektedir.
• En az 3 başvuru alınmadığı takdirde bu ilanın yayın ve başvuru süresi 1 hafta daha uzatılabilir.
• Deneyim, referanslar, örnek işler gibi teknik değerlendirme puanlaması 70 üzerinden; fiyatlandırma ise 30 üzerinden puanlanarak adayın 100 üzerinden aldığı toplam puana ulaşılmakta, başvuran adaylar arasındaki sırası belirlenmektedir.
• Hizmeti talep eden çalışma ekibimiz, sıralamadaki ilk 3 aday ile görüşme talep edebilir.

Talep edilen başvuru belgelerinin REF260521COP31-TARA konu başlığı ile 04.06.2026 saat 18:00 (TSİ) kadar [email protected] adresine gönderilmesi gerekmektedir.